Comment créer une cotisation de club ?

Veuillez vous assurer d'avoir enregistré le numéro de compte bancaire du club dans SportMember à l'avance afin de pouvoir recevoir les paiements des membres via le système.

Ensuite, aller dans Finances

1. Cliquer sur   Club en haut à gauche
   
2. Aller dans  Finances
3. Cliquer sur Cotisations de club à gauche
4. Cliquer sur le bouton bleu Créer une cotisation de club

1. Premières étapes : 

• Sélectionner l’équipe spécifique pour laquelle vous souhaitez créer une cotisation, ou choisissez “tous” si la cotisation s’applique à tout le club. 
• Choisir un nom pour votre cotisation
• Choisir la date de début de la collecte.
  La date de début est la date à laquelle la cotisation est activée. Ce n’est pas la date de paiement spécifique, car celle-ci sera définie dans les étapes suivantes, sauf si vous choisissez que la date fixe soit la même que la date de début.

  
  

  
  

2. Étapes suivantes

• Ensuite, vous devez décider quand les nouveaux membres doivent payer. Cela peut être soit à une date fixe, soit à la date à laquelle le membre rejoint le club.
  Si vous choisissez Dates fixes pour les paiements des membres, vous devrez définir une date d’échéance, donc la date à laquelle vous souhaitez que les membres paient. Vous devrez également sélectionner la fréquence des paiements – mensuel, trimestriel, semestriel, annuel et/ou des frais d’inscription.

Si vous choisissez ‘Lorsque le membre rejoint le club’, vous devrez choisir la fréquence des paiements : mensuel, trimestriel, semestriel, annuel ou simplement des frais d’inscription.
Par exemple, si un membre rejoint le club le 18 mai et que l’option est réglée sur Lorsque le membre rejoint le club + Cotisation mensuelle, le club recevra le paiement de ce membre le 18 de chaque mois.

• La prochaine étape est de définir la fréquence des paiements tout au long de l’année et/ou d’ajouter des frais d’inscription. Et de créer différents types de tarifs avec des taux variés, de sorte qu’un membre junior de votre club paie, par exemple, moins qu’un membre senior.

REMARQUE : En sélectionnant Cotisation mensuelle comme exemple, vous verrez un panneau d’options affichant tous les mois. Vous pourrez désélectionner certains mois si les membres ne doivent pas payer la cotisation pendant ces mois-là.

• Vous avez trois options pour décider quand le membre doit commencer à payer la cotisation.
  - Paiement en cours signifie que le membre paiera le montant total de la collecte en cours.
  - Prochain paiement signifie que le membre effectuera son premier paiement à la prochaine date d’échéance.
  - Prix ajusté signifie que le système calculera un montant automatiquement ajusté pour la partie restante de la collecte en cours.
• Pour finir, vous devrez décider si les frais de commissions sont à la charge du membre ou du club. De plus, vous avez l’option de bloquer l’inscription des membres aux activités s’ils n’ont pas payé à la date d’échéance. Enfin, vous pouvez choisir parmi différentes périodes d’essai.

3. Dernière étapes

Une fois votre cotisation créée, vous devrez assigner chaque cotisation aux membres inscrits dans le club en cliquant sur le bouton bleu Gestion des membres

      

REMARQUE : En cliquant sur la petite icône du calendrier, vous pouvez rapidement ajuster les prix pour des membres spécifiques à chaque date de paiement, comme par exemple proposer des tarifs réduits pendant les périodes de blessure. Cette fonctionnalité offre de la flexibilité et permet de modifier facilement les cotisations et leur durée.

ASTUCE : Avec la tarification familiale, un membre d’une famille peut être désigné responsable des paiements pour toute la famille. Le type de tarif attribué couvre tous les membres de la famille, ce qui facilite la gestion des paiements familiaux sous un seul compte.

Une fois que vous avez configuré la/les cotisation(s) dans SportMember, vous pouvez visualiser les Cotisations à venir.

Dès que la première date de début d'une cotisation est passée, les prélèvements/paiements apparaîtront dans Cotisations créées.

Besoin d'aide pour configurer vos cotisations ? Contactez SportMember par e-mail ([email protected]) ou par téléphone (+33 (0)9 70 44 08 16)